Vi kommunikatörer är ofta snabba, serviceinriktade och lösningsorienterade. Det är fantastiska egenskaper. Men det är också egenskaper som kan leder oss raka vägen in i det jag brukar kalla den osynliga produktionsfällan.

Du känner säkert igen den. I produktionsfällan producerar vi på löpande band, bockar av oändliga att-göra-listor och agerar brandsläckare. Vi gör massor, men hinner sällan lyfta blicken och fråga om det vi gör faktiskt flyttar affären eller verksamheten framåt.

Att ta sig ur produktionsfällan handlar inte om att jobba snabbare eller använda fler verktyg. Det handlar om att ändra hur vi ser på vår egen roll. För att gå från operativ fixare till att jobba strategiskt som kommunikatör behöver vi anta nya förhållningssätt till vårt arbete och våra uppdragsgivare.

Här är fem förhållningssätt som hjälper dig att navigera, prioritera och öka effekten av kommunikationen.

1. Sluta med att börja i produktion

Det är nästan en reflex. Någon ber om en broschyr, och vi börjar genast fundera på format, bilder och rubriker. Vi vill ju vara snabba och hjälpsamma.

Men om ett uppdrag startar med vad som ska tas fram istället för varför och för vem, måste du våga trampa på bromsen. Stanna upp och backa tillbaka bandet. Det kan kännas som att du sinkar processen men sanningen är att det sparar mer tid än det tar. Att producera något som ingen behöver eller som inte löser grundproblemet är det största slöseriet av alla. Det tar tid från den som ska producera det, tid från den som vi vill ska konsumera det och tid från annat som kan ge mer effekt.

Som jag brukar säga; vi kommunicerar inte för sakens skull, vi kommunicerar för att vi vill uppnå något. Fråga ”Vilket beteende vill vi förändra?” innan du frågar ”När ska det vara klart?”.

2. Alla måste inte få all hjälp de vill ha

Det här skaver ofta i kommunikatörssjälen. Att vara hjälpsam är en stor del av vår yrkesidentitet. Vi vill att kollegorna ska känna sig sedda och stöttade.

Problemet är ren matematik: När allt och alla ska ha hjälp, blir din tid utspädd till den grad att den tappar effekt. Det blir omöjligt att lägga den nödvändiga kraften där den verkligen behövs; på de initiativ som stöttar verksamhetens övergripande mål och ger långsiktiga effekter.

Ett grundat nej (eller inte just nu) till en mindre viktig förfrågan är inte att vara otrevlig eller osamarbetsvillig. Det är att ta ansvar för organisationens resurser och säkerställa att du lägger tid på det som ger mest nytta.

3. Kom ihåg att allt inte måste vara som det är bara för att det ”alltid varit så”

Många kommunikationsavdelningar dras med kvarlevor från förr. Instagram-inlägget som stressas fram bara för att ”vi måste posta tre gånger i veckan”. Rapporten som formges minutiöst trots att ett Word-dokument hade räckt.

Om något du gör ofta tar mycket tid men sällan leder till mätbar effekt eller tar er framåt – våga ifrågasätta det. Vi är ofta duktiga på att lägga till nya kanaler och format, men sämre på att städa bort det som inte längre fungerar eller tjänar sitt syfte. Att aktivt välja bort är minst lika viktigt som att lägga till. Till och med viktigare för att frigöra tid till strategiskt arbete.

4. Se kommunikation som en del av lösningen – inte hela lösningen

Ibland landar problem på vårt bord som egentligen inte är kommunikationsproblem. Det kan handla om otydliga processer, bristande ledarskap eller krångliga systemstöd.

Kommunikation är kraftfullt. Vi kan skapa förståelse, samla människor kring en riktning och tydliggöra förväntningar. Men om kommunikationen inte följs av beslut, prioriteringar och handling från verksamheten, så händer det ofta väldigt lite i slutändan.

Att vara lösningsorienterad är en styrka, men att ständigt försöka kompensera för otydliga organisatoriska förutsättningar med ”mer info” gynnar varken dig eller resultatet.

5. Be om tydlighet tidigare än det känns bekvämt

Det är lätt att vänta. Att låta projektgruppen ”jobba klart” innan vi kliver in för att ”lösa det kommunikativa”. Men då är det ofta för sent att påverka och vi reduceras till att paketera redan fattade beslut (läs: göra lite kommunikation).

Vänta inte tills allt är klappat och klart. De där frågorna som kan kännas jobbiga eller rentav besvärliga att ställa i början av ett projekt – om målgrupp, syfte, budget och förväntad effekt – är ofta vad som gör jobbet lättare och roligare att genomföra senare.

Sammanfattning: Så tar du dig ur produktionsfällan

Att gå från produktion till strategi handlar om mod. Modet att ställa krav, modet att prioritera bort och modet att stå kvar i det obekväma när andra vill rusa vidare. Det är så vi skapar kommunikation som inte bara syns, utan som faktiskt gör skillnad.

Kom ihåg:

  • Starta alltid med varför, aldrig med vad.
  • Våga prioritera bort ”nice-to-have” för att satsa på effekt.
  • Ifrågasätt gamla vanor och ”så har vi alltid gjort”.
  • Allt kan inte lösas med kommunikation (även om kommunikation ofta är en del av lösningen).
  • Säkerställ tydlighet innan du börjar producera.

Behöver du ett bollplank i förflyttningen? Att ändra invanda mönster och ställa krav på en organisation är svårt att göra helt på egen hand. Ibland behövs någon utifrån som hjälper dig att sortera, prioritera och hålla kursen.

Jag hjälper kommunikatörer som vill ta mer plats, påverka och utvecklas, i mitt mentorskap Next Level.