Är din organisation duktig på internkommunikation? Vet ni eller tror ni? Känner du att ni gör kommunikationsinsatser bara för att, utan att veta om de skapar verklig effekt?
Att vara medveten om skillnaden mellan uppfattning och verklighet är avgörande när det gäller att skapa en kommunikationsstrategi som fungerar. Ofta tror organisationer att de har full koll på sin internkommunikation, för att vid en utvärdering inse att medarbetarna upplever något helt annat. I denna artikel utforskar vi hur du kan utvärdera er internkommunikation och skapa en handlingsplan som hjälper er att jobba mer effektivt med kommunikation.
Utvärdera din internkommunikation för att kommunicera mer effektivt
Genom att förstå hur det verkligen ser ut kan ni lägga tid på kommunikationsinsatser som uppskattas och bidrar med värde, vilket tar er närmare era mål. En effektiv metod för att säkerställa att er interna kommunikation verkligen når fram och uppfyller sitt syfte är att genomföra en utvärdering – att lyssna på medarbetarna och andra interna intressenter för att förstå vad som fungerar bra och mindre bra.
I mitt tycke är medarbetarna organisationens viktigaste ambassadörer. Medarbetarnas förmåga att kommunicera med omvärlden är avgörande för att ni ska kunna bygga ett starkt varumärke och nå framgång. Av den anledningen är det viktigt att skapa så goda förutsättningar som möjligt för dem att blomstra i sina roller, vilket inte bara men till stor del sker genom kommunikation.
Börja med att sätta ett tydligt syfte
Börja med att fastställa varför du vill genomföra utvärderingen och vilket syfte den ska tjäna. Som jag ser det är internkommunikationens viktigaste uppgift att hjälpa er omsätta er affärsplan, nå affärsmålen och bygga en positiv kultur och därigenom ett starkt varumärke. Vad behöver du ta reda på för att veta om det händer? Finns det något särskilt som ni vill verifiera, exempelvis hur något är eller inte är?
Skapa dig en bild av hur internkommunikationen sker idag
För att genomföra en noggrann utvärdering och strategisk bedömning av internkommunikationen och för att ställa rätt frågor i utvärderingen är det en bra grund att ha en överblick av hur kommunikationen sker idag. Om du inte redan gjort det; rita upp hur ert kommunikationssystem ser ut. Vad pratar ni om i den interna kommunikationen och i vilka kanaler – hur ser flödet ut.
Bestäm hur du vill genomföra utvärderingen
Nästa steg är att bestämma hur utvärderingen ska genomföras. Valet kan bero på vilka resurser du har tillgång till, både för själva genomförandet och för analysen av underlaget.
- Ska du samla in både kvalitativ (intervjuer, fokusgrupper, workshops, observationer) och kvantitativ (enkäter, statistik och andra siffror) data eller bara en utav dem? Min erfarenhet är att båda tillför värde, den kvalitativa datan ger ofta en bättre förståelse för den kvantitativa.
- Vilka ska delta i utvärderingen och på vilket sätt? Ska hela organisationen få svara på en enkät samtidigt som några från varje avdelning eller olika nivåer intervjuas eller ingår i en fokusgrupp?
- Är utvärderingen en engångsgrej eller ska den upprepas med jämna mellanrum?
- När det passar bäst att genomföra utvärderingen och hur lång tid det får det ta?
- Vad du ska göra med underlaget när utvärderingen är genomförd?
Bestäm frågor
Utifrån ditt syfte och hur du vill genomföra utvärderingen är det dags att bestämma vilka frågor du ska ställa. Vilka frågor behöver du ställa och hur ska du formulera dem för att få fram det du behöver veta för att utvärderingen ska uppfylla sitt syfte?
Tips
- Om du planerar att upprepa utvärderingen är det en bra idé att fundera på vilka frågor som alltid ska återkomma för att du enkelt ska kunna se förändringar över tid.
- Testa dina enkätfrågor på några personer innan du kör igång den slutliga enkäten för att kolla att frågorna är tydligt formulerade och tolkas så som du avser. Om du märker att någon fråga behöver en kompletterande beskrivning lägger du till det.
- När du planerar dina intervjufrågor; kombinera öppna frågor som ger djupare insikter med slutna frågor för att kunna mäta och analysera specifika aspekter.
Besluta om vem som ska genomföra utvärderingen
En nyckelfråga är vem som ska genomföra utvärderingen – ska det vara det interna kommunikationsteamet eller en extern part? Det finns inget rätt eller fel; det beror på hur din organisation funkar, vad ditt kommunikationsteam har för skills och återigen vilka resurser du har att röra dig med. Och, förstås, hur öppna medarbetarna är för att dela sina tankar. Kommer de ge mer och ärligare feedback till en extern part?
Det kan också vara en god idé att fundera på om det interna kommunikationsteamet kan hantera eventuell kritik utan att ta det personligt. En möjlighet är att låta det interna teamet ansvara för utvärderingen och hantera enkäter men ta in en extern part för intervjuer och fokusgrupper. En annan idé är att samarbeta med HR.
Berätta att ni utvärderar den interna kommunikationen
Berätta för organisationen att en utvärdering av den interna kommunikationen är på gång och varför ni gör den. Berätta också hur underlaget ska användas och när arbetet kommer att ske. Ge medarbetarna möjlighet att lämna feedback under tiden ni genomför utvärderingen, om de kommer på något de vill framföra.
Analysera och sammanställ underlaget
När data och insikter samlats in är det dags att dyka in i analysen och sammanställa underlaget. Du försöker identifiera vilka mönster och trender som gömmer sig bakom siffrorna. Genom att dra välgrundade slutsatser formar du en tydlig bild av nuläget för er internkommunikation och kan utifrån det ge rekommendationer till en handlingsplan. Gör inte handlingsplanen för omfattande, försöka hålla den till 3-5 aktiviteter. Tänk lågt hängande frukter – snabba fixar som ger snabba resultat – och mer långsiktiga insatser som kan ge er kontinuerliga framsteg. Detta gör handlingsplanen kraftfull och samtidigt genomförbar.
Du kan exempelvis sammanställa resultatet i en rapport, i en presentation eller som en SWOT.
Kommunicera resultatet till relevanta intressenter och därefter hela organisationen. Om möjligt, kommunicera gärna handlingsplanen och vilken tidsperiod den sträcker sig över.
Utvärdera utvärderingen
Slutligen, som en viktig del av processen, utvärdera och dokumentera lärdomarna för att tillämpa dem i framtida utvärderingar och förfiningar av er strategi.
Att utvärdera internkommunikationen är en investering
Att utvärdera din internkommunikation kräver tid och resurser, men det är en investering som kommer att betala sig i form av en mer sammanhållen och framgångsrik internkommunikation. Genom en noga planerad och genomförd utvärdering kommer du inte bara att förstå hur väl din interna kommunikation fungerar, du kommer också att hitta områden för förbättring och skapa en starkare grund för effektiv kommunikation inom organisationen. Utvärderingen ger dig ett konkret underlag att agera på istället för att gissa.
När tog du senast tempen på kommunikationen i din organisation?
Vill du ha hjälp med just det – hör av dig 🙋🏼♀
PS.
Jag har sammanställt blogginlägget som en checklista du kan använda för att diskutera en utvärdering av internkommunikationen i din organisation, eller som underlag för planering av din utvärdering. Varsågod!
